REGULAMENTUL PROGRAMULUI RE:FORM 2020

1. DISPOZIȚII GENERALE PRIVIND ORGANIZAREA PROGRAMULUI RE:FORM

1.1 re:form este un Program care susține, prin sprijin financiar și consultanță specializată, organizații culturale care doresc să dezvolte și să implementeze proiecte experimentale privind provocările muncii în sectorul cultural. Programul este parte a proiectului Cluj Future of Work, finanțat prin Urban Innovative Actions al Comisiei Europene.

1.2 Scopul principal al Programului este acela de a cataliza experimentarea în vederea transformării modelelor și instrumentelor de lucru în organizațiile culturale independente.

1.3 Prezentul Program este organizat de Asociația Centrul Cultural Clujean, cu sediul în Cluj-Napoca, str. Fluierașului nr. 3, înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor nr. 166/2010, cod de înregistrare fiscală 27626490, având contul RO11 BTRL 0130 1205 3311 69XX, deschis la Banca Transilvania, reprezentată prin Ștefan Teișanu, având funcția de Director Executiv.

1.4 Programul se desfășoară exclusiv în acord cu dispozițiile prezentului Regulament, a Politicilor adiacente (spre exemplu, politica privind prelucrarea datelor cu caracter personal), a legislației incidente și a principiilor de transparență și tratament egal care promovează îndeplinirea obiectivelor și politicilor unionale.

1.5 Prezentul Regulament prezintă modalitatea de înscriere, selecție și participare în cadrul Programului, termenii și condițiile pentru primirea finanțării, desfășurarea Programului, detalii Organizatorice, calendarul Programului și alte informații relevante pentru cei interesați de acest Program.

1.6 Participarea la Program este condiționată de acceptarea prealabilă a prezentului Regulament.

1.7 Regulamentul se consideră acceptat prin bifarea rubricii „Accept Regulamentul Programului re:form”, ulterior citirii în integralitate, înainte de trimiterea Formularului de înscriere în vederea participării la Program.

2. DEFINIREA TERMENILOR

2.1 Următorii termeni folosiți în prezentul document vor avea următorul înțeles (cu excepția situației în care aceștia sunt folosiți în mod vădit în alt sens):

  • Program: programul re:form, organizat de Asociația Centrul Cultural Clujean, în acord cu dispozițiile prezentului Regulament;
  • Organizator: Asociația Centrul Cultural Clujean, cu sediul în Cluj-Napoca, str. Fluierașului nr. 3, înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor nr. 166/2010, cod de înregistrare fiscală 27626490, având contul RO11 BTRL 0130 1205 3311 69XX, deschis la Banca Transilvania, reprezentată prin Ștefan Teișanu, având funcția de Director Executiv.
  • Solicitant: denumește (pe toată perioada procesului de preselecție și selecție) persoana juridică, care prin reprezentanții săi completează și transmite Organizatorului formularul de înscriere la Program prin Platforma web;
  • Participant: denumește (pe toată durata Programului) persoana juridică, care s-a înscris valid (urmând corect procedura de înscriere) pentru a participa la Program, a fost declarată eligibilă ca urmare a procesului de preselecție, a fost declarată selectată ca urmare a procesului de selecție, a confirmat participarea la Program și a încheiat contractul de finanțare cu Organizatorul.
  • Juriu: denumește un grup de persoane fizice specializate sau experte în domeniile de interes ale Programului, desemnate de către Organizator pentru a realiza selecția pentru participarea în Program.
  • Formularul de înscriere: denumește formularul disponibil pe adresa www.diviziadeinovare.ro/viitorul-muncii/re-form/formular-inscriere care trebuie completat integral de către Solicitant în vederea intrării în procesul de preselecție si selecție pentru participare la Program;
  • Platforma: denumește platforma web disponibilă la adresa www.diviziadeinovare.ro/viitorul-muncii/re-form, operată de către Organizator în cadrul căreia se completează și se transmit Formularele de înscriere și unde sunt afișate informații actualizate despre Program;
  • Propunere de proiect: denumește proiectul pe care fiecare Solicitant îl concepe și îl completează în Formularul de proiect, atașat Formularului de înscriere, în vederea implementării în cazul participării în Program. Propunerea de proiect devine parte integrantă a contractului de finanțare, în cazul selectării Solicitantului de către juriu și a confirmării celui din urmă.
  • Proiectul final: denumește proiectul îmbunătățit ca urmare a parcurgerii fazei de dezvoltare a proiectului din cadrul Programului. Proiectul final devine parte integrantă a contractului de finanțare și implementarea sa va fi urmărită în faza de implementare.
  • Finanțare: denumește suma solicitată de către Solicitant/Participant pentru implementarea proiectului propus, acordată în termenii și condițiile Programului.
  • Regulament: denumește prezentul Regulament.

3. TEMA PROGRAMULUI ȘI A PROIECTELOR PROPUSE PENTRU FINANȚARE

3.1 Inspirat și informat de activitățile și cercetările întreprinse de CCC prin proiectul Cluj Future of Work și nu numai, re:form își propune să declanșeze un proces de reflecție despre practicile actuale de muncă din sectorul cultural și să catalizeze transformări ale modelelor și instrumentelor de lucru din organizațiile culturale independente.

3.2 Prin Program, Organizatorul este interesat să sprijine procese care aspiră să depășească modelele tradiționale de dezvoltare organizațională și care țin cont de specificul sectorului cultural independent și de condițiile fragile în care el își desfășoară activitatea în România. De asemenea, dorește să încurajeze ca solidaritatea, incluziunea, empatia, respectul și alte valori profesate prin artă să fie parte și din experiența trăită zi de zi de către cei care lucrează în sectorul cultural.

3.3 În concordanță cu tematica Programului, teme (fără a se limita la acestea) care pot fi explorate prin proiectele propuse pentru finanțare sunt:

  • Modele de co-design a programului cultural cu publicul și beneficiarii organizației;
  • Soluții de digitalizare și adaptare a muncii culturale la mediul digital, în special în contextul pandemiei COVID-19;
  • Măsuri de reducere a impactului negativ asupra mediului înconjurător a activității organizației;
  • Măsuri pentru a crește starea de bine (well-being) a echipei, colaboratorilor și a publicului;
  • Noi moduri de organizare internă, redistribuirea de roluri în echipă, structuri decizionale colaborative;
  • Integrarea unor practici explicite care să asigure egalitatea de gen și acomodarea diversității în organizație, echitatea în relația cu colaboratorii (inclusiv la nivelul plății muncii prestate);
  • Măsuri experimentale care să integreze noi tipuri de lanțuri valorice în practica organizației (economie circulară, distribuție a resurselor pe bază de nevoi etc.);
  • Inițierea de mecanisme de utilizare în comun a resurselor (între mai multe organizații);
  • Creșterea capacității de a măsura/captura impactul pe care îl realizează și de a comunica în noi moduri rezultatele și procesele activității culturale pentru a contribui la creșterea vizibilității în societate a importanței culturii;
  • Noi forme de colaborare pentru o mai bună reprezentare a intereselor comunității artistice.

4. CRITERII DE ELIGIBILITATE

4.1 Pentru eligibilitate, Organizatorul, prin Juriu, va evalua următoarele criterii:

  • Solicitantul este persoană juridică, ONG sau instituție publică (dacă proiectul implică colaborarea cu sectorul independent și își propune să contribuie la dezvoltarea acestuia);
  • Solicitantul este o organizație activă în Cluj-Napoca și zona metropolitană, în sectorul cultural;
  • Înscrierea în program s-a realizat corect (formular de înscriere a fost completat corect și trimis în termenul de înscriere)
  • Cel puțin un reprezentant din echipa de management a organizației solicitante va fi implicat în Program;
  • Proiectul propus este relevant pentru tema și obiectivele programului.
  • Bugetul proiectului propus se încadrează între limitele stabilite de către program, 3.000-5.000 de euro.

4.2 Nu sunt eligibile:

  • Proiecte care nu se înscriu în tema și obiectivele Programului;
  • Proiecte care vizează acoperirea din finanțare a unor datorii sau a unor cheltuieli pentru activitatea curentă a organizației, în măsura în care aspectele respective nu sunt vizate de transformările propuse prin proiect;
  • Proiecte care presupun externalizarea integrală a activităților propuse în planul de proiect;
  • Înscrierile care iau orice altă formă decât cea oferită de formularul de înscriere și de formularul de proiect disponibile pe platformă sau cele incomplete;
  • Înscrierile completate și trimise de persoane fizice, în nume propriu;
  • Proiectele de natură politică sau religioasă;
  • Proiecte care instigă la xenofobie, rasism, violență, ură.

5. VALOAREA FINANTARII

5.1 Suma maximă cumulativă a finanțărilor acordate este de 25.000 euro.

5.2 Valoarea fiecărei finanțări trebuie să se încadreze în intervalul 3.000 – 5.000 de euro.

5.3 Suma solicitată trebuie să fie justificată de activitățile propuse prin proiect. Valoarea solicitată reprezintă suma maximă care poate fi acordată în cazul selectării pentru a participa la Program.

5.4 Finanțarea nu poate acoperi:
a. Cheltuieli finanțate din alte surse;
b. Cheltuieli pentru activitatea curentă a organizației, în măsura în care aspectele respective nu sunt vizate de transformările propuse prin proiect;
c. Cheltuieli care nu țin de implementarea proiectului;
d. Cheltuieli realizate în afara perioadei de implementare a proiectului.

5.5 Sunt eligibile cheltuielile realizate pentru implementarea proiectului realizate în perioada de implementare a proiectului.

5.6 Pentru cheltuieli administrative și de management a proiectului poate fi alocat maxim 20% din bugetul solicitat.

5.7 În funcție de calitatea aplicațiilor și de capacitatea Solicitanților de a răspunde la cerințele Programului, Organizatorul își rezervă dreptul de a selecta orice număr de Participanți, în limita fondului total alocat pentru finanțări, anume 25.000 de euro, fără a fi obligat să acorde întreaga sumă.

6. PERIOADA DE IMPLEMENTAREA A PROIECTELOR

6.1 Perioada de implementare a proiectelor propuse este 01.04 – 15.09.2021. Toate activitățile și cheltuielile acestora trebuie să se încadreze în această perioadă.

7. CALENDARUL PROGRAMULUI

7.1 Datele importante ale Programului:

  • 21.10 – 22.11.2020: Înscrierea se face prin formularul de înscriere, disponibil pe site-ul www.diviziadeinovare.ro.
  • 23.11.2020: Preselecția va fi realizată pe baza criteriilor de eligibilitate, detaliate în regulamentul programului. Organizațiile ale căror propuneri sunt preselectate vor fi invitate prin email la o discuție cu scopul clarificării proiectului propus.
  • 26 – 27.11.2020: Au loc discuțiile de clarificare a proiectelor propuse între reprezentanții organizațiilor și juriul programului.
  • 7-9.12.2020: Selecția finală se va realiza de către juriu, pe baza criteriilor de selecție detaliate în regulament.
  • 10-11.12.2020: Rezultatele selecției finale vor fi comunicate prin email organizațiilor, care vor confirma în termen de 3 zile acceptarea participării la program. Rezultatele vor fi publicate pe site-ul www.diviziadeinovare.ro.
  • 14-18.12.2020: Semnarea contractelor de finanțare.
  • 18-22.01.2021: Kick-Off Camp – atelier comun de debut al Programului
  • 25.01 – 15.03.2021: Dezvoltarea proiectului cu sprijinul facilitatului de proces și a mentorilor
  • 25.03.2021: Data limită pentru depunerea Proiectului final.
  • 1.04.2021: Plata primei tranșe din finanțarea acordată prin program, în valoare de 70% din suma solicitată
  • 1.04 – 15.09.2021: Implementarea proiectului conform Proiectului final
  • 16-30.09.2021: Sesiuni de evaluare, depunerea rapoartelor de activitate și financiare
  • 1-15.10.2021: Sesiuni de transfer și împărtășire a experiențelor în cadrul Festivalului Cluj Future of Work

7.2 Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica calendarul Programului, din motive întemeiate, în scopul asigurării bunei desfășurări a Programului, după următoarea procedură:

  • modificarea prezentului Regulament;
  • notificarea prin e-mail a Solicitanților/Participanților cu cel puțin 3 zile înainte ca modificarea calendarului să producă efecte;
  • afișarea Regulamentului în forma sa modificată în cadrul Platformei cel târziu la data la care această modificare începe să producă efecte.

8. PROCESUL DE SELECȚIE A PARTICIPANȚILOR ÎN PROGRAM

8.1 PROCEDURA DE ÎNSCRIERE

8.1.1 Completarea și transmiterea Formularului de înscriere se realizează exclusiv în mediul online, în cadrul Platformei, la următoarea adresă web: www.diviziadeinovare.ro/viitorul-muncii/re-form/formular-inscriere. Înscrierea va fi considerată validă doar dacă sunt realizate cumulativ următoarele:

8.1.2 Formularul de înscriere colectează informații despre: organizația solicitantă, propunerea de proiect (prin atașarea Formularului de proiect) și finanțarea solicitată. Datele introduse în formularul de înscriere vor fi cele corecte, reale și complete, sub sancțiunea excluderii din procesul de selecție sau din Program în orice moment se constată contrarul.

8.1.3 În plus față de completarea câmpurilor din formular, Solicitantul trebuie să atașeze la formular următoarele, pentru a fi eligibil:
a. Proiectul propus în formatul oferit pe site, anume Formularul de proiect;
b. Alte documente considerate relevante de Solicitant.

8.2 JURIUL

8.2.1 Juriul este selectat de Organizator și este compus din specialiști și persoane cu experiență în sectorul cultural.

8.2.2 Juriul va:

  • Preselecta Solicitanții a căror proiecte sunt eligibile pe baza Formularului de înscriere și corectitudinea procesului de înscriere.
  • Discuta cu reprezentanții Solicitanților preselectați în scopul clarificării proiectelor și va realiza evaluarea pe baza criteriilor de selecție.
  • Decide selecția finală a Solicitanților notând pe baza criteriilor de selecție proiectul și organizația solicitantă, conform informațiilor obținute din formularul de înscriere și din discuția de clarificare.
  • Oferi feedback scris Solicitanților selectați, dacă este necesar, iar cei interesați să participe la Program vor trebui să integreze feedback-ul juriului în Propunerea de proiect în vederea contractării.

8.2.3 Deciziile juriului nu pot fi contestate.

8.3 PRESELECȚIA

8.3.1 Preselecția se va realiza pe baza aplicațiilor transmise prin intermediul platformei, conform criteriilor menționate la art 4.1 din prezentul regulament.

8.3.2 Îndeplinirea tuturor criteriilor de eligibilitate este obligatorie pentru a putea continua în procesul de selecție.

8.3.3 Solicitanții vor fi anunțați prin email privitor la rezultate. Solicitanții eligibili vor fi Programați la discuțiile de clarificare a proiectelor propuse prin intermediul emailului de confirmare a eligibilității, cu cel puțin 3 zile calendaristice înainte de data discuției de clarificare a proiectului propuse.

8.3.4 Rezultatele preselecției sunt definitive și nu vor putea fi contestate.

8.4 DISCUȚIA DE CLARIFICARE A PROIECTULUI PROPUS

8.4.1 Toate discuțiile de clarificare a proiectului propus se vor desfășura online și vor avea loc în datele anunțate în calendarul Programului, capitolul 7 din prezentul regulament.

8.4.2 În cadrul discuției de clarificare a proiectului propus, oportunitatea participării Solicitantului la Program va fi analizată în conformitate cu următoarele criterii de evaluare, având ponderea aferentă:
A. Propunerea de proiect: 60%
a. Relevanță – Max. 20 puncte
Proiectul este aliniat la obiectivele Programului, propune intervenții inovatoare și experimentale pentru practicile de muncă, demonstrează curaj în testarea unor noi abordări de organizare a muncii, pentru a dezvolta sectorul cultural.
b. Fezabilitate – Max. 20 puncte
Proiectul are activități și termene clare, care contribuie la realizarea obiectivelor sale și sunt accesibile în limitele financiare și calendarul Programului.
c. Sustenabilitate și replicabilitate – Max. 20 puncte
Inițiativele lansate prin intermediul proiectului sunt susceptibile de a fi susținute pe termen mediu / lung, iar proiectul propune modalități concrete de transmitere a cunoștințelor și experienței altor organizații din sectorul cultural (în timpul sau după sfârșitul Programului).
B. Organizația: 30%
a. Experiență și impact în sectorul cultural – Max. 10 puncte
Organizația este prezentă, activă și are experiență relevantă în sectorul cultural din Cluj, față de care are un angajament pe termen lung. Are un grad important de influență în sectorul cultural, la nivel local sau național, ceea ce permite transferul de cunoștințe și bune practici către alte organizații culturale.
b. Flexibilitate și dorință / nevoie de schimbare – Max. 10 puncte
Organizația demonstrează deschidere către adoptarea de noi practici și angajament în a le dezvolta prin mijloace inovatoare.
c. Capacitatea de implementare și durabilitatea – Max. 10 puncte
Alocarea resurselor materiale și umane pentru implementarea proiectului, alături de capacitatea și interesul organizației de a continua procesul de schimbare a practicilor de lucru testate prin proiect.
C. Potențialul organizației și / sau a proiectului în raport cu obiectivele Programului 10%
a. Aspecte relevante cu privire la potențialul organizației și / sau al proiectului în realizarea obiectivelor Programului – Max. 10 puncte
În cazul acordării acestui punctaj, juriul va motiva ce alt aspect a considerat relevant.

8.4.3 În timpul discuției de clarificare a proiectului propus, juriul va nota aspectele relevante pentru fiecare dintre criterii în formularul de evaluare al fiecărui Solicitant.

8.5 SELECȚIA FINALĂ

8.5.1. După efectuarea tuturor discuțiilor de clarificare a proiectului propus programate, juriul se va întruni în plen și va stabili punctajul acordat fiecărui Solicitant pentru fiecare criteriu, pe baza notițelor luate în timpul discuției de clarificare a proiectului propus și a Formularului de înscriere.

8.5.2 La finalul sesiunii plenare, se va realiza clasamentul final al Solicitanților pe baza punctajelor totale primite.

8.5.3 Rezultatele selecției vor fi comunicate via email tuturor Solicitanților intervievați și vor fi publicate pe site-ul Programului www.diviziadeinovare.ro.

8.5.4 Juriul poate oferi feedback scris unora dintre Solicitanții selectați, în cazul în care există aspecte ale proiectului care pot fi optimizate. Solicitanții vor fi rugați să integreze feedback-ul în propunerea de proiect, până la faza de contractare, pentru a putea intra în Program. Ei vor beneficia de sprijinul Organizatorului în înțelegerea feedback-ului și integrarea acestuia în propunerea de proiect, dacă este necesar.

8.5.5 Nu se admit contestații la selecția finală a juriului.

8.6 CONFIRMAREA PARTICIPĂRII

8.6.1 Solicitanții selectați se obligă să confirme Organizatorului în scris, prin e-mail în termen de 3 zile calendaristice de la data anunțării în cadrul Platformei a selectării lor, intenția fermă a de a intra în Program, sub sancțiunea excluderii lor din Program în caz contrar.

8.6.2 În caz de neconfirmare din partea Solicitanților selectați, Organizatorul își rezervă dreptul de a selecta Solicitanții care urmează în clasamentul final, dacă va considera oportun.

8.7 SEMNAREA CONTRACTULUI

8.7.1 În urma confirmării, Solicitanții selectați vor semna contractul de finanțare cu Organizatorul, prin care cele două părți își vor exprima angajamentele din cadrul Programului.

8.7.2 Contractul prevede drepturile și obligațiile părților, conform regulamentului, precum și condițiile pentru acordarea grantului și termenele pentru plata tranșelor.

9. FINANȚAREA PROIECTELOR

9.1. Solicitanții selectați vor semna un contract de finanțare conform modelului pus la dispoziție de Organizatori.

9.2 Plata finanțării se va face în două tranșe, conform condițiilor contractului de finanțare, prin virament bancar în lei.

9.3 Suma maximă ce poate fi acordată unui proiect este de 5.000 euro.

9.4 Termeni si condiții pentru realizarea plații

  • 70% din finanțare la predarea Proiectului final transferați până la 1.04.2021, dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile:
    • Participantul a fost implicat în activitățile Programului și a contribuit activ la îmbunătățirea și optimizarea propunerii de proiect.
    • Proiectul final rezultat corespunde criteriilor pentru care a fost selectat, este în conformitate cu obiectivele Programului și păstrează direcția de acțiune anunțată în Formularului de înscriere.
  • 30% din finanțare în termen de 10 zile de la depunerea rapoartelor de activitate și financiare (termen limită 30.09.2021) după finalizarea implementării proiectului, dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile:
    • Depunerea rapoartelor în termen;
    • Eligibilitatea cheltuielilor realizate;
    • Implementarea deplină a Proiectului final.

10. DESFĂȘURAREA PROGRAMULUI

10.1 Programul se va desfășura în perioada 18.01 – 15.10.2021

10.2 Participanții vor beneficia în perioada de desfășurare a Programului de:
a. Facilitarea procesului de dezvoltare, implementare și monitorizare a proiectului. Organizatorul va desemna un facilitator de proces care va asista Participanții, în acest sens, pe tot parcursul Programului.
b. Consultanță specializată în funcție de nevoi – 3 sesiuni individuale pentru fiecare Participant/Proiect cu experți locali și internaționali pe diferite teme legate de proiect și de provocările întâmpinate în munca în sectorul cultural
c. Sprijin financiar în implementarea proiectului prin plata finanțării, în condițiile și termenele prevăzute în acest regulament.

10.3 FAZA DE DEZVOLTARE A PROIECTULUI

10.3.1 Dezvoltarea propunerii de proiect se va desfășura în perioada 18.01 – 25.03.2021.

10.3.2 Această fază va începe cu Kick-Off Camp care va consta în activități comune pentru reprezentanții Participanților. Activitățile vor include discuții deschise și ateliere menite să le permită aprofundarea subiectului muncii din sectorul cultural, împărtășirea experiențelor, evaluarea percepției asupra muncii în momentul inițial al Programului și explorarea de posibile soluții la provocări comune.

10.3.3 Kick-Off Camp va avea loc în Cluj-Napoca și va fi facilitată de profesioniști desemnați de Organizator, în măsura posibilității respectării masurilor de siguranță, din punct de vedere epidemiologic. În cazul în care situația epidemiologică nu permite organizarea față-în-față a acestei activități, se va recurge la organizarea online.

10.3.4 În continuare Participanții vor beneficia de facilitare de proces, mentorat specializat și consultanță din partea experților aleși de către Organizator pentru a dezvolta proiectul propus în vederea optimizării acestui, a creșterii impactului și a eficientizării implementării.

10.3.5 Pe parcursul acestei faze propunerea de proiect va putea suporta modificări privind activitățile, calendarul și categoriile de buget. Ceea ce nu poate fi schimbat însă sunt:

  • Obiectivul general al proiectului
  • Principalul curs de acțiune asumat prin propunerea de proiect
  • Bugetul total

10.3.6 La finalul acestei faze și până la data de 25.03.2021, Participanții vor livra proiectul final Organizatorului, acesta devenind parte integrantă la contractului, fiind reperul în evaluarea îndeplinirii obligațiilor de către Participant.

10.4 FAZA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

10.4.1 Implementarea proiectului va avea loc în perioada 01.04 – 15.09.2021

10.4.2 Participanții vor implementa proiectul final menit să aducă schimbări în practicile de lucru existente în organizație, realizând activitățile și cheltuielile, așa cum sunt prevăzute în proiectul final.

10.4.3 Facilitatorul procesului, împreună cu Organizatorul, va:

  • Oferi sprijin și va ajuta Participanții în implementarea proiectului.
  • Stabili repere, în conformitate cu proiectul final și va monitoriza progresul implementării acestuia.
  • Monitoriza experiența generală a Participanților în implementarea proiectului și efectele asupra practicilor de muncă ale organizației.
  • Propune și utiliza instrumente personalizate pentru a ajuta la evaluarea impactului proiectului.

10.4.4. La finalul fazei de implementare, Participanții vor preda rapoartele de activitate și financiar Organizatorului. Detalii la capitolul 12 al prezentului regulament.

10.5 EVALUARE

10.5.1 În perioada 16-29.09.2021 va avea loc evaluarea Programului și a proiectelor, concentrându-se pe impactul proiectelor, experiența tuturor părților implicate și eficiența Programului.

10.5.2 Participanții au obligația de a lua parte și la această etapă a Programului pentru a contribui la analiza eficienței și impactului Programului.

10.7 ÎMPĂRTĂȘIREA REZULTATELOR

10.7.1 În cadrul festivalului Cluj Future of Work care se va desfășura între 1-15.10.2021, Participanții vor fi invitați să își împărtășească experiențele și lecțiile învățate cu alte organizații culturale care ar putea beneficia de schimbul de cunoștințe.

11. EXCLUDEREA DIN PROGRAM

11.1 Excluderea din Program implică încheierea participării la Program a Participantului și restituirea integrală a sumelor primite până în momentul excluderii, ca parte a finanțării, în termen de 30 de zile de la primirea comunicării în acest sens. Decizia de excludere nu poate fi contestată.

11.2 Organizatorul are dreptul să excludă din Program un Participant în următoarele cazuri:
a. Participantul dovedește dezinteres și lipsă de angajament față de Program prin atitudini potrivnice unei bune desfășurări a Programului sau absența de la activitățile Programului.
b. Participantul se află în imposibilitatea de a implementa proiectul asumat prin contract, din orice cauze.
c. Participantul nu dorește să implementeze proiectul convenit cu Organizatorul, din orice cauze.
d. La finalul fazei de implementare a proiectului, Participantul a implementat mai puțin de jumătate (50%) din proiectul final atașat contractului.
e. Participantul nu prezintă în termenul stabilit prin regulament rapoartele de activitate și financiare, sau acestea sunt neconforme.

11.3 În oricare dintre cazurile menționate la a, b, c de la art. 11.2 facilitatorul de proces și Organizatorul vor căuta să consilieze Participantul și să găsească împreună modalități de a face față provocărilor, urmărind obiectivele proiectului și ale Programului.

11.4 În acest sens, în faza de implementare, proiectele pot suferi modificări minore, dacă acest lucru este convenit cu facilitatorul procesului și Organizatorul în următoarele condiții:

  • Limitările bugetare convenite prin contract și limitele calendaristice ale fazei de implementare trebuie respectate.
  • Obiectivul general al proiectului rămâne același.
  • Cursul principal de acțiune asumat prin proiectul final rămâne același.

11.5 Modificarea va fi validată printr-un acord scris semnat de Organizator și de Participant, care va fi anexat la contract și va deveni parte integrantă a acestuia.

11.6 Dacă, într-un timp rezonabil, după luarea măsurilor de atenuare a provocărilor cu care se confruntă Participantul în implementarea proiectului, obstacolele persistă, și devine improbabil ca obiectivele proiectului să fie îndeplinite, Organizatorul poate dispune excluderea Participantul din Program.

11.7 Organizatorul va comunica excluderea în termen de 3 zile de la decizie via email Participantului.

12. RECALCULAREA FINANȚĂRII

12.1 În cazul în care Participantul nu a implementat proiectul în totalitate, Organizatorul va avea opțiunea de a calcula o sumă proporțională cu gradul în care proiectul a fost implementat ca valoare totală a finanțării, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții:

  • Participantul a implementat doar o parte a proiectului până la sfârșitul fazei de implementare;
  • Procedând astfel, Participantul a atins unele dintre obiectivele propuse de proiect;
  • Participantul a implementat mai mult de 50% din proiect;
  • Participantul este interesat să continue proiectul după încheierea fazei de implementare.

12.2 Recalcularea implică returnarea sumei necuvenite sau reducerea tranșei finale, astfel încât suma totală primită de Participant să corespundă cu valoarea finanțării după recalculare.

12.3 Decizia de recalculare și valoarea stabilită pentru finanțare nu pot fi contestate.

12.4 Dacă Participantul va fi implementat mai puțin de 50% din proiect până la sfârșitul perioadei de implementare, acesta va fi exclus din Program și va trebui să returneze întreaga finanțare.

13. RAPOARTAREA

13.1 După perioada de implementare a proiectului, Participanții vor prezenta Organizatorului:

  • Un raport narativ – cuprinde descrierea succintă a activităților realizate
  • Un raport financiar – cuprinde o listă a cheltuielilor efectuate și numărul și data documentelor financiare, conform modelului atașat contractului.
  • Copii după documentele financiare aferente cheltuielilor efectuate.

13.2 Următoarele categorii de cheltuieli sunt eligibile:

  • Cheltuieli specifice de implementare a proiectului
  • Cheltuieli care ține de administrarea și managementul proiectului – maxim 20% din finanțarea acordată.

13.3 Pentru a putea fi considerate eligibile, cheltuielile realizate în cadrul proiectului trebuie:

  • Să fie realizate în perioada de implementare a proiectului.
  • Să fie însoțite de documente justificative emise pe numele beneficiarului (facturi, chitanțe, bonuri fiscale, bilete de călătorie, contracte etc.).
  • Să fie în conformitate cu bugetul proiectului.
  • Să fie necesare derulării proiectului.
  • Să fie întocmite conform legislației fiscale aplicabile.

13.4 În cazul depunerii rapoartelor la timp și a constatării de către Organizator a concordanței dintre activitățile realizate, cheltuielile efectuate și forma finală a proiectului atașată la contract, în termen de 10 zile este plătită ultima tranșă a finanțării în valoare de 30%.

13.5 În cazul unor neconcordanțe în privința rapoartelor depuse, termenelor de depunere, activităților și/sau cheltuielilor efectuate, Organizatorul poate cere lămuriri, la care Participantul trebuie să răspundă în termen de 5 zile calendaristice. Dacă neconcordanțele persistă, Organizatorul are dreptul să reducă valoarea finanțării acordate, ceea ce implică returnarea sumei necuvenite sau reducerea tranșei finale, după caz, în oricare dintre următoarele situații:
a. Există cheltuieli ineligibile, efectuate pentru activități care nu au legătură cu proiectul, în afara perioadei de implementare a proiectului sau în moduri diferite de cele convenite cu Organizator.
b. Nu există documentele justificative necesare pentru unele cheltuieli.
c. Există o sumă necheltuită a finanțării la sfârșitul fazei de implementare a proiectului. Aceasta devine neeligibilă.

14. DATE CU CARACTER PERSONAL

14.1 Având în vedere că prin elaborarea și transmiterea Formularului de înscriere în cadrul Programului, Solicitanții conferă Organizatorului acces la o serie de date cu caracter personal, precum: nume, prenume, rol/funcție, expertiză, date de contact și/sau după caz alte tipuri de date cu caracter personal, Solicitanții declară că: au obținut în prealabil acordul persoanelor vizate pentru a pune la dispoziția Organizatorului datele cu caracter personal ale persoanelor vizate precum și pentru prelucrarea acestor date în condițiile prezentului Regulament și ale Politicii privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal – GDPR.

14.2 Organizatorul este în drept să prelucreze aceste date în scopul evaluării Solicitanților și în orice alte scopuri legate de bună desfășurare a Programului. Datele vor fi stocate cu respectarea prevederilor legale în vigoare, pe toată durata desfășurării Programului, precum și pe o perioadă ulterioară de 5 ani (având în vedere că Organizatorul are obligații legale și contractuale de a păstra în evidențele sale date privind modalitatea de desfășurare a Programului, inclusiv cu privire la aplicații, jurizare, stabilirea câștigătorilor și atribuirea premiilor). La finalizarea acestei perioade, datele vor fi șterse sau returnate Solicitanților, conform solicitării acestora.

14.3 Datele cu caracter personal vor putea fi divulgate membrilor juriului precum și altor persoane din echipa de organizare a Programului sau după caz partenerilor Organizatorului, în măsura în care aceste date sunt necesare pentru desfășurarea Programului. Persoanele care vor avea acces la astfel de date au obligația de a păstra secretul lor şi de a nu le divulga niciunei alte terțe persoane.

14.4 Organizatorul va respecta drepturile persoanelor vizate în activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal, în acord cu obligațiile legale care îi revin în acest sens.

14.5 Prezenta secțiune se completează cu prevederile legale în domeniul prelucrării datelor, precum şi cu Politica privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal – GDPR.

15. LIMITAREA RĂSPUNDERII

15.1 În orice situație în care răspunderea Organizatorului ar putea fi angajată, aceștia nu răspund în nici un caz pentru beneficiul nerealizat de Participanți, pierderi de profit, clienți și alte asemenea situații.

16. MODIFICAREA REGULAMENTULUI. ANULAREA PROGRAMULUI

16.1 Modificarea Regulamentului va fi efectuată numai în condiții excepționale, urmând ca Organizatorul să aducă la cunoștința Solicitanților/Participanților modificările cu cel puțin 3 zile înainte ca modificările să producă efecte. Orice modificare a prezentului Regulament se va putea efectua doar prin act adițional şi va fi publicată pe site.

16.2 Organizatorul își rezervă dreptul de a anula Programul pentru motive întemeiate, urmând ca într-o atare situație să anunțe Solicitanții/Participanții într-un termen rezonabil, în funcție de motivul anulării. În situația în care Programul este anulat, Organizatorul nu va fi obligat să achite Solicitanților și/sau Participanților nici un fel de compensație pentru nici un motiv și în nicio situație, dacă motivele anulării Programului sunt întemeiate.

17. LEGEA APLICABILĂ ȘI INSTANȚA COMPETENTĂ

17.1 Prezentul document este redactat în limba română și va fi interpretat potrivit înțelegerii sensului termenilor săi în limba română și în acord cu prevederile legale aplicabile.

17.2 Prezentul document este guvernat de legislația română incidentă. Orice litigiu derivat din desfășurarea Programului se va soluționa fie prin cereri adresate instanțelor judecătorești competente, fie prin arbitrajul Curții de Arbitraj de pe lângă Camera de Comerț şi Industrie Cluj în conformitate cu Regulile de procedură arbitrală ale Curții, hotărârea acestui din urmă organ fiind definitivă pentru părți.

18. ALTE DISPOZIȚII

18.1 Prezentul document a fost aprobat în data de 15.10.2020 și își va produce efectele începând cu data de 19.10.2020.

18.2 Pentru orice neclarități referitoare la conținutul și interpretarea prezentului Regulament, vă rugăm să contactați Organizatorul, folosind adresa de email: contact@clujfutureofwork.ro.